Aktualizacja 2.19 – Możliwość wydawania poczty wielu Klientom jednocześnie
23.04.2021
Najnowsza aktualizacja to dodatkowe funkcje i rozbudowanie usług, które w całości zostały wprowadzone na prośbę naszych Klientów. Wasze sugestie pomagają nie tylko jednej firmie, ale całej społeczności Wirtualnych Biur!
MOŻLIWOŚĆ WYDAWANIA POCZTY KILKU KLIENTOM JEDNOCZEŚNIE.
Niejednokrotnie zdarza się, że Klient wirtualnego biura, jest członkiem kilku różnych, niepowiązanych ze sobą firm. Dotychczas, kiedy taka osoba zgłaszała się po odbiór poczty, proces był wydłużony o konieczność rozdzielenia korespondencji dla każdej firmy osobno. Dla Klienta mogło wydawać się to frustrujące i niepotrzebne. Z tego powodu, wprowadziliśmy możliwość wydania poczty kilku klientom jednocześnie.
JAK TO DZIAŁA?
W panelu Administratora -> Wydaj pocztę -> znajduje się lista Klientów z checboxami. W sytuacji, kiedy pojawia się Klient, który jest upoważniony do odbioru poczty dla kilku różnych firm, wystarczy, że wybierzemy je z listy, zaznaczymy i zatwierdzimy nasz wybór za pomocą przycisku na dole ‘Wydaj pocztę wybranym Klientom’.
JAKIE SĄ ZALETY?
Zdecydowane przyśpieszenie pracy i skrócenie procesu wyszukiwania oraz odznaczania jednej firmy za drugą. Ograniczenie ilości kliknięć to nie tylko wygoda ale i zmniejszenie ryzyka na wkradnięcie się błędu lub pomyłki.
POTWIERDZENIE ODBIORU POCZTY Z PODPISU NA TABLECIE
W przypadku, kiedy Wirtualne Biuro przekazuje korespondencję a Klient potwierdza jej odbiór za pomocą elektronicznego podpisu, pojawia się pytanie, gdzie przechowywać tego typu dokumenty?
W sekcji Poczta -> przeglądaj pocztę -> edycja wybranej korespondencji, dodaliśmy mały box z automatycznie wygenerowanym pdf’em z podpisem Klienta. Tego typu informacja i plik pojawiają się jedynie w przypadku, kiedy podczas wydawania poczty, Administrator wybierze opcje ‘Cyfrowe potwierdzenie’. Wtedy cały proces zajdzie samoistnie a pdf sam trafi w odpowiednie miejsce.
JAKIE SĄ ZALETY?
W sytuacji, kiedy Wirtualne Biuro ma bogatą listę Klientów a dodatkowo intensywnie korzysta z funkcji cyfrowego przekazu korespondencji, warto mieć miejsce, w którym znajdzie się odpowiednie potwierdzenie do konkretnej poczty. Dzięki temu zawsze możemy się upewnić, że przesyła została odebrana przez właściwą osobę.
ALERT O BRAKU ZAŁĄCZNIKA
Każdy ma na swoim koncie wysłanie pustego maila, lub potrzebny dokument nie został dołączony do wiadomości. Dlatego wprowadziliśmy alert o braku załącznika.
KIEDY SIE POJAWIA?
Kiedy dodajemy pocztę i wybieramy opcję ‘wyślij powiadomienie e-mail z załącznikiem’, DESKTOMY zapamiętuje, że wiadomość powinna zawierać jakiś plik. Dlatego jeżeli nadawca zapomni załączyć dokument lub on się nie załaduje, tuż przed wysłaniem zostanie wyświetlony alert o braku załącznika. Aby wyłączyć działanie tej funkcji, możemy w dowolnym momencie ją aktywować lub dezaktywować w sekcji: Administracja -> Ustawienia -> Poczta.
Uwierzcie, że nikt nie chce wysyłać pustych wiadomości!
PODSUMOWANIE PANELU KLIENTA
Podsumowania w sekcji rozliczeń są używane i lubiane. Wgląd w ilość wykonanych usług i w koszt jest przydatna i niezbędna w obsłudze tylu Klientów ze zróżnicowanymi pakietami. Została ona wprowadzona już w panelu Administratora, więc czas na dodanie jej do panelu Klienta.
JAK TO DZIAŁA?
Klient Wirtualnego Biura, po zalogowaniu się do swojego panelu i wejściu w Rozliczenia -> Podsumowania, ma taki sam wgląd w ilość wykonanych usług i ich cenę, jak Administrator. Dzięki temu może sam nadzorować wydatki i pozostałe mu usługi, wynikające z ustaleń pakietu. Dodatkowo, kiedy Klient posiada kilka kont, będąc na stronie z podsumowaniami, wystarczy, że przełączy swój profil w prawym górnym rogu, aby uzyskać wgląd w podsumowanie z innego konta.
Ważną informacją jest, że to Wirtualne Biuro decyduje o aktywności tej funkcji. Początkowo jest ona wyłączona. Aby ją uruchomić, należy wejść w Administracja -> Ustawienia -> Ogólne -> na samym dole jest dodany checbox dotyczący prezentowanej funkcji. Po jej zaznaczeniu, Klienci uzyskają możliwość wglądu w swoje podsumowania.
ALERT PRZY ZMIANIE STATUSU POCZTY
Ostatnim dodatkiem, wprowadzonym na prośbę Wirtualnego Biura, jest szybki alert przy zmianie statusu poczty. W sytuacji, kiedy w przeglądanej poczcie, chcemy zmienić status z ODEBRANEJ na JAKIKOLWIEK INNY, zostanie wyświetlony komunikat, czy jesteśmy pewni tej operacji. Alert jest widoczny tylko w konfiguracji, kiedy chcemy ingerować w status o nazwie ‘ODEBRANE’.
Mamy nadzieję, że przedstawione wyżej funkcje, będą ułatwieniem w pracy i użytecznym dodatkiem, który usprawni pracę i proces wydawania poczty oraz całego użytkowania systemu DESKTOMY. Dziękujemy naszym Klientom za wszelkie sugestie. To dla Was staramy się znaleźć wygodnie rozwiązania, tak aby przypadły one do gustu wszystkim użytkownikom.